Syndic
Vobis Syndic, specialist mede-eigendom!
De syndicus is het uitvoerend orgaan van de Vereniging van Mede-eigenaars, aan wie belangrijke taken gereserveerd zijn, zoals het opstellen van de budgetten, het bijhouden van de boekhouding, het voldoen van de inkomende facturen van de VME, het incasseren van voorschotbijdragen, het afsluiten van verzekeringen, het voorbereiden (prijsoffertes) en het opvolgen van werken, algemene vergaderingen bijeenroepen, het doen respecteren van de reglementen enz.
De bevoegdheid van de algemene vergadering om de eerste syndicus aan te stellen kan het gevolg zijn van twee feiten
- ofwel wordt de syndicus in het reglement van mede-eigendom niet aangesteld
- ofwel wordt de syndicus in het reglement van mede-eigendom wel aangesteld en vervalt de aanstelling van rechtswege bij de eerste algemene vergadering.
De eerste algemene vergadering van mede-eigenaars beslist over de benoeming van een nieuwe syndicus ( mits dit agendapunt voorafgaandelijk op de uitnodiging werd vermeld) met een volstrekte meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars. Laat u dus zeker niet misleiden door een syndicus te nemen die voorgesteld wordt door de bouwpromotor: de gemeenschappelijke delen moeten immers nog opgeleverd worden: vakmanschap en onpartijdigheid zijn hier de boodschap.
De syndicus kan eveneens gekozen of aangesteld worden door de vrederechter.
A. Wie kan syndicus zijn?
Enkel een mede-eigenaar, een bewoner van het gebouw (niet eigenaar) of een erkend kantoor bij het Beroepsinstituut van de Vastgoedmakelaars kan aangesteld worden als syndicus. De als syndicus aangestelde is volgens de wet aansprakelijk voor zijn beheer d.w.z. indien een mede-eigenaar, die de functie van syndicus uitoefent, de wet niet naleeft en de VME dientengevolge aan haar wettelijke verplichtingen niet zou voldoen, dat de schade, die daaruit voortvloeit, aan de syndicus aangerekend kan worden.
Bij grotere gebouwen (vanaf 10 flats) zal men doorgaans een professioneel erkend kantoor aanstellen met specialisatie van ‘syndicaal beheer', lid van het BIV nummer .
B. Taken van de syndicus
1.Administratief beheer:
- samenstellen van een volledig basisdossier
- beknopte samenvatting basisgegevens gebouw
- beslissingsorganen ; algemene vergadering
- opmaken en controle van de uitnodigingen algemene vergadering
- samenstellen van de dagorde “ agendapunten”
- versturen van de uitnodigingen in Nederland of Frans
- versturen van het verslag van de algemene vergadering in het Nederlands of Frans
- opvolging van alle werken en /of klachten, schadedossiers
- volgen van constante bijscholing en toepassing hiervan in de praktijk
- innemen van een onpartijdig neutraal deontologisch standpunt
- controle van stemprocedures
- notuleren van beslissingen of omstandig verslag van de algemene vergadering
- correct en tijdig afhandelen van schriftelijke en/ of telefonisch opmerkingen
- bijstaan van juridische kennis
- verlenen van voldoende kennis van de wetgeving omtrent mede eigendommen
- het onderhandelen en voorleggen van de meest voordelige prijzen voor uitvoering werken
- controle op uitoefening van het reglement van inwendige orde
- naleven van de wettelijke voorschriften en aanzetten tot de toepassing ervan
2.Financieel beheer :
- volledig open boekhouding
- openen van een nieuw bankrekeningnummer per gebouw
- correcte gedetailleerde verdeling en weergave van de kosten van het gebouw
- 1 x per jaar een volledige afrekening per eigenaar van de gemeenschappelijke en privatieve kosten
- dagelijks opvolgen en uitvoeren van bankverrichtingen, facturatie, betalingen aan de hand van bewijskrachtige stukken
- correcte verdeling van de kosten met betrekking op het reglement van mede eigendom en de beslissingen van de algemene vergadering
- opvragen van de nodige provisies en werkkapitaal
- aanleggen van een spaarrekening of fonds door de eigenaars
- opvolgen van de alle betalingen met de nodige herinneringen
- telefonisch en /of schriftelijk te woord staan voor boekhoudkundige vragen
- constante bijscholing door personeel, constante aanpassing op technologisch gebied
- bewaren gedurende 5 jaar van bewijskrachtige stukken die betrekking hebben tot de afrekening en gedetailleerde staat tot vermogen van het gebouw (VVM)
3.Technisch beheer :
- controle van het gebouw
- controle + bijstand voorlopige en definitieve opleveringen van de gemeenschappelijke gedeelten
- eigen vakkundig personeel voor elk werkgebied
- vergelijken van prijs – kwaliteit van goederen en diensten
- aanvragen van verschillende offertes
- opvolgen en controleren van werken , herstellingswerken, beschadigingen, verzekeringszaken…
- goede contacten met gespecialiseerde firma's, architecten
- onmiddellijke opvolging van schade en beschadigingen aan de gemeenschappelijke delen van het gebouw
- bijstaan van telefonisch advies
C. Benoeming van de syndicus
De benoeming van een syndicus is pas voltrokken wanneer hij zijn opdracht aanvaard heeft. De aanvaarding kan uitdrukkelijk zijn en blijken uit de ondertekening van een overeenkomst tussen syndicus en Vereniging van Mede-eigenaars of stilzwijgend zijn en blijken uit de uitvoering van de toevertrouwde opdracht.
D. Prijs syndicus
Elk gebouw is specifiek en vergt specifieke aandachtspunten.
Derhalve wordt er u graag een maatofferte gemaakt, na bezoek en technische inspectie van het gebouw.
Voor nieuwbouw appartementen start de prijs reeds aan 15 euro per maand per appartement, eventuele garage & berging inbegrepen.
Indien U meer informatie wenst bent U steeds welkom op ons kantoor voor een persoonlijk gesprek.
Meer info kan u steeds terugvinden op onze specifieke vobissyndic site. Op de specifieke site vindt u eveneens een rekenmodule om rechstreeks de kostprijs voor het beheer van uw VME te berekenen.
U kan eveneens e-mailen naar syndic@vobis.be.